De beste tips om goederen in te kopen
Als het gaat om het inkopen van goederen hou je je bezig met alle taken en werkzaamheden die horen bij het inkopen van goederen, producten of diensten. Je houdt je er dan mee bezig om de goederen of diensten tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden in te kunnen kopen. Hiermee kun je je steentje bijdragen om het financiële doel van het bedrijf of de organisatie te behalen. Maar hoe gaat dat dan precies allemaal in zijn werk?
Waarom is Inkoop belangrijk voor een bedrijf of organisatie?
Ongeveer 70% van de omzet van bedrijven wordt gerealiseerd met de inkoop van goederen. Leveranciers zijn dan ook mede bepalend voor het succes van een bedrijf of organisatie. Jaarlijks worden er door de inkoper gesprekken gevoerd met de leveranciers.
Deze gesprekken gaan voornamelijk over prijzen en afname volumes. Want een leverancier moet ook gaan inkopen aan zijn kant, dan is het wel zo handig als hij ook van tevoren een grove inschatting heeft van wat er afgenomen zal worden het komende jaar.
Onderwerpen die dan op tafel komen zijn eventuele prijsverlagingen en verhogingen. Dit zou te maken kunnen hebben met grondstoffen of onderdelen die duurder zijn geworden. Deze stijging zal dan doorberekend worden in de kostprijs aan het eind van de keten.
In zo een gesprek gaan de inkoper en de leverancier dan nieuwe afspraken maken en deze worden dan weer contractueel vastgelegd. Deze onderhandelingen kunnen pittig en stevig zijn, want beide gaan ze voor het beste resultaat voor hun organisatie.
Hoe kun je het inkoopproces het best laten verlopen?
Door de inkoop op de juiste manier te doen heb je je goederen of diensten altijd op tijd in huis. Hierdoor zal de voortgang van het proces binnen je eigen organisatie niet gaan stagneren. Maar als je het inkoopproces goed wil doen, dan zul je meerdere fases moeten doorlopen.
De inkoper is verantwoordelijk voor al deze fasen. Dit is hoe je de inkoop proces zou kunnen laten verlopen:
Specificaties
Een specificatie voor ieder product wordt samengesteld. Zo weet iedereen hoe een product eruit moet zien en aangeleverd moet worden.
Marktonderzoek
Met het doen van een marktonderzoek verzamel je waardevolle informatie. Hierna heb je de meest geschikte leverancier gevonden.
Het onderhandelen
Als je de juiste leverancier hebt gevonden kan het onderhandelen over de prijs en de hoeveelheden beginnen. Dit gebeurt nadat de leverancier een offerte aangeleverd heeft. Vaak zijn er meerdere partijen die een offerte hebben aangeleverd.
De operationele inkoop
Als de afspraken zijn gemaakt met de leverancier waar je de beste resultaten mee hebt behaald tijdens de onderhandelingen, kunnen de eerste bestellingen worden geplaatst. De gegevens van de leverancier zijn dan in het systeem verwerkt.